Viele Computer-Dateien (doc, docx, xls, xlsx, pdf, jpg usw.) enthalten Metadaten. Metadaten sind zusätzliche Dateiinformationen, die Sie z.B. erzeugen, wenn Sie eine neue Word- oder Excel-Datei speichern. In diesen Dateien werden teilweise Informationen abgelegt, die eigentlich keine andere Person etwas angehen. Trotzdem werden diese Daten oftmals vergessen und nicht bewusst gelöscht.
Typische Metadaten zu einem Dokument sind beispielsweise der Name des Autors, Speicherpfade und Informationen zu Software-Versionen, Zugriffsrechten und dem Datum der letzten Änderung. Diese Daten können durch einen Angreifer ausgelesen, gesammelt und anschließend für gezielte Angriffe missbraucht werden.
Zusätzlich werden weitere Daten über die Zielpersonen in sozialen Netzen wie Xing oder Facebook gesucht. Eine eigene Homepage oder Informationen auf den Seiten des Arbeitgebers liefern noch weitere Informationen über die Zielperson. Diese Daten zusammen liefern einem Angreifer eine ausreichende Grundlage für gezielte technische oder Social-Engineering Attacken.
Einige Dokumentenformate sind auskunftsfreudiger als andere: Powerpoint-Präsentationen liefern z.B. mehr Informationen als etwa PDF-Dokumente und sind daher auch interessanter für den Angreifer. Eine spezielle Software zum Auslesen solcher Informationen kann unter anderem aus eingebetteten Bildern weitere Metadaten wie die benutzte Kamera auslesen (EXIF). Oftmals enthalten die EXIF-Daten auch noch ein Thumbnail des Originalfotos. Diese Vorschaubilder bleiben, trotz Bearbeitung des Orginals, unverändert. Ein unkenntlich gemachter Bildausschnitt im Foto kann also im Thumbnail unter Umständen noch zu erkennen sein.
Sobald Sie nun z.B. eine Office-Datei per E-Mail versenden, erhält der Empfänger nicht nur die Datei sondern auch alle zusätzlichen Informationen, die zu der Datei gespeichert sind. Das kann nicht immer wünschenswert sein. Abrufen können Sie diese Informationen einfach, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und Details anwählen.
Ein guter Schutz vor solchen Aufklärungsversuchen ist es, Metadaten aus Dokumenten vor der Veröffentlichung zu entfernen oder mit Dummy-Daten zu füllen.
Office enthält ab der Version 2007 die Funktion der Dokumentenprüfung, mit der Metadaten bequem gelöscht werden können:
- Klicken Sie auf den Office-Button.
- Wählen Sie den Eintrag „Vorbereiten“.
- Klicken Sie auch den Befehl „Dokument prüfen“.
- Wählen Sie in diesem Dialogfenster die Elemente aus, die überprüft werden sollen und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Prüfen“.
- Im Prüfungsergebnis werden Elemente, die zusätzliche Informationen enthalten mit einem Ausrufezeichen versehen. Sie können nun einzelne Elemente oder über die Schaltfläche „Alle entfernen“ sämtliche aufgeführte Informationen löschen.
In der Office-Version 2010 funktioniert das Löschen von Metadaten folgendermaßen:
- Sie erreichen die Dokumentenprüfung über den Reiter „Datei“ und hier den Button „Informationen“.
- Wählen Sie unter „Für die Freigabe vorbereiten“ den Eintrag „Auf Probleme überprüfen“.
- Klicken Sie auch den Befehl „Dokument prüfen“.
- Wählen Sie in der Dokumentenprüfung die zu prüfenden Elemente aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche „Prüfen“.
- Im Prüfungsergebnis sehen Sie die Elemente, die zusätzliche Informationen enthalten. Sie können nun einzelne Elemente oder über die Schaltfläche „Alle entfernen“ sämtliche aufgeführte Informationen löschen.
Beachten Sie, dass manche Informationen wie Kopf- und Fußzeilen eventuell doch nützlich sein könnten und im Dokument verbleiben sollten. Zur Sicherheit können Sie vor dem Löschen der Metadaten Ihr Dokument am Ende der Bearbeitung abspeichern und eine Kopie erstellen. Falls beim Löschen der Metadaten zu viele Informationen entfernt wurden, können Sie auf die Kopie zurückgreifen.