Wann, wo und wie dürfen Sie Ihre Mitarbeiter nach DSGVO überwachen?

Es gibt vielerlei Möglichkeiten, das Verhalten von Mitarbeitern zu kontrollieren: Von der herkömmlichen Videoüberwachung über die Kontrolle des E-Mail-Verkehrs, der sonstigen Internetnutzung bis zur Erfassung von Chatdaten haben Arbeitgeber jede Menge technische Einsichtsmöglichkeiten. In der Regel soll so festgestellt werden, ob Beschäftigte strafbares Verhalten an den Tag legen oder sich entgegen der Unternehmensregeln verhalten. Doch welche Maßnahmen der Mitarbeiterüberwachung sind datenschutzrechtlich überhaupt zulässig? Insbesondere das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) konkretisiert den Mitarbeiterdatenschutz und legt fest, wann welche Überwachung rechtens ist.

Die gesetzlichen Schranken der Mitarbeiterüberwachung

Für die Kontrolle von Mitarbeitern macht insbesondere § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG folgende Einschränkung:

„Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.“

Grundsätzlich ist auch zu erwähnen, dass jegliche Art von Überwachung unter § 26 Abs. 7 BDSG fällt, unabhängig davon, ob Daten automatisiert, maschinell, digital oder analog verarbeitet werden. Dazu ist es nicht notwendig, dass die Daten in einem Dateisystem abgelegt werden. Folglich unterfällt selbst ein Bewertungsgespräch zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem dem BDSG, ganz gleich, ob es protokolliert und auf dem PC gespeichert wurde oder den Teilnehmern nur eine Erinnerung bleibt.

Über alle Kontrollmaßnahmen, die nicht verdeckt ablaufen, müssen Mitarbeiter gemäß Art. 13 DSGVO informiert werden (siehe unser kostenloser Generator zum Erstellen eines DSGVO-Mitarbeiter-Informationsschreibens).

Trotz alledem ist es durch allgemeine Überwachungsmaßnahmen möglich und erlaubt, das Mitarbeiterverhalten zu beobachten und drohende Schäden frühzeitig zu erkennen:

Überwachung von Bewerbern

Die erste vorgelagerte Überwachung kann sich schon im Bewerbungsprozess ergeben: Gab es negative Vorfälle in der Vergangenheit? Schlechte Presse? Gehört der Bewerber einer bedenklichen Gruppierung an? Als zukünftiger Arbeitgeber möchten Sie sich ggfs. Informationen über Bewerber beim vorigen Chef, mit einer schnellen Google-Suche bzw. in privaten sozialen Netzwerken einholen. Solche Informationsquellen sind allerdings problematisch, weil die zu gewinnenden Informationen nicht unbedingt erforderlich sind, um sich für oder gegen einen Bewerber zu entscheiden – dazu dient schließlich der Interviewprozess.

Von diesen Kanälen sollten Sie als Arbeitgeber also lieber Abstand nehmen, es sei denn der Bewerber hat ausdrücklich (und nachweislich) dazu aufgefordert, diese Informationsquellen anzuzapfen. Alternativ können Sie sich auch eine Einwilligung einholen. Die Versagung der Einwilligung darf sich allerdings nicht negativ auf die Auswahl niederschlagen, was dem Bewerber mitzuteilen und auch tatsächlich vom Recruiter einzuhalten ist.

Überwachung des allgemeinen Betriebs

Private Bereiche

Das allgemeine Persönlichkeitsrecht ist in der privaten Lebensgestaltung des Arbeitnehmers vollkommen unantastbar. Damit sind Toiletten, geschlossene Sanitärbereiche und Umkleidekabinen von Kontrollen frei zu lassen.

Verbale Kommunikation

Ebenso stark geschützt ist die verbale Kommunikation, die grundsätzlich der Vertraulichkeit des Wortes unterfällt und nur in wenigen Fällen verdeckt mitgehört werden darf. Zum Beispiel ist das Mithören externer Telefongespräche nur zu Ausbildungszwecken erlaubt und bedarf der Information des Sprechenden über diesen Umstand. Ein verdeckter Lauschangriff von Mitarbeitern ist demnach schwierig bis unmöglich rechtskonform gestaltbar.

Videoüberwachung

Der Einsatz von Kameras zur Wahrung des Hausrechts ist gemäß § 4 Abs. 1 lit. 2 BDSG generell zulässig. Die Kamera sollte dabei allerdings ausschließlich die Zutrittspunkte zum Gebäude filmen. Die Speicherung des Bildmaterials muss so kurz wie möglich ausfallen.

Wenn eine Videokamera platziert wird, die merklich auf einen Mitarbeiter gerichtet ist, kann es dazu führen, dass sich ein „Anpassungszwang“ entwickelt und der Überwachungsdruck erheblichen Stress auslöst. Sofern keine Rückzugsmöglichkeiten bestehen (z. B. ein zweiter Arbeitsplatz), lässt sich eine Überwachung ohne Tatverdacht nicht rechtfertigen.

IT-Nutzung

Wenn ein Arbeitgeber den Gebrauch der dienstlichen IT für private Zwecke untersagt hat, sind Kontrollen angebracht (aus IT-Sicherheitsgründen) und auch erlaubt. Wenn sich das Verbot auf den Internetzugang erstreckt, kann auch die Einhaltung dieser Vorgaben anhand von Stichproben kontrolliert werden.

E-Mailverkehr

Ähnlich verhält es sich ähnlich mit E-Mails. Grundsätzlich ist jede E-Mail im Postfach der Firmenadresse eines Mitarbeiters geschäftliche Korrespondenz und damit offen zur Kontrolle durch den Arbeitgeber. Bei Geheimnisträgern wie Betriebsräten, -ärzten und -psychologen darf der Arbeitgeber zwar den Inhalt erfahren, jedoch nicht wer Sender und Empfänger ist.

Anders verhält es sich bei normalen Mitarbeitern, bei denen ein privater Gebrauch des dienstlichen E-Mailpostfaches erlaubt oder geduldet ist.

Chatnachrichten

Die stichprobenhafte Kontrolle von Chatnachrichten und sogar Auswertung von Chats nach Ausscheiden eines Mitarbeiters sind nach Auffassung des Landesarbeitsgericht Hamm (LAG Hamm, Urteil vom 10. Juli 2012 – 14 Sa 1711/10) in Ordnung, wenn Arbeitnehmern die private Nutzung nur in Maßen erlaubt wurde und mitgeteilt wurde, dass keine Vertraulichkeit der Inhalte zu erwarten sei.

Zeiterfassung

Auch die Zeiterfassung ist im Rahmen des berechtigten Interesses des Arbeitgebers an Zugangskontrollen datenschutzrechtlich unbedenklich. Es gilt allerdings die Einschränkung, dass keine Bewegungsprofile des Mitarbeiters erstellt werden sollten und die Identifikation möglichst ohne biometrische Daten erfolgt.

Ortung

Wenn die Ortung während der dienstlichen Tätigkeit der Verkehrssicherheit, der Sicherheit des Arbeitnehmers, der Einsatzplanung, der Abwehr und Aufdeckung von Straftaten oder Pflichtverstößen der eigenen Mitarbeiter zuträglich ist, kann über den Einsatz der Technik nachgedacht werden.

Es gelten die Grenzen des § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und damit muss eine genaue Abwägung der Erforderlichkeit der Mitarbeiter-Ortung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses durchgeführt werden. Zudem muss die Ortung verhältnismäßig eingesetzt werden, was bedeutet, dass die Maßnahme nicht über das Ziel hinausschießt. Beispielsweise kommt es darauf an, ob die Fahrer eines Geldtransporters getrackt werden oder ein Vertriebsmitarbeiter mit Dienstwagen. Ähnlich wie bei der Zeiterfassung, sind lückenlose Bewegungsprofile unzulässig.

Videoüberwachung von Mitarbeitern aufgrund eines Tatverdachts

Der Großteil der oben genannten Maßnahmen lassen sich auch ohne Tatverdacht realisieren. Der verdeckten Videoüberwachung sind dagegen klare Grenzen gesetzt.

Eine direkte Videoüberwachung einzelner Mitarbeiter allerdings ist zulässig, wenn das Kontrollinteresse des Arbeitgebers das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers überwiegt. Die bloße Intention zu überprüfen, ob auch wirklich gearbeitet wird, reicht dazu regelmäßig nicht aus.

Das Interesse des Arbeitgebers kann überwiegen, wenn ein Anfangsverdacht besteht, der größer als nur mutmaßlich sein muss. Vage Anhaltspunkte reichen nicht aus, sondern es muss ein Grad an Wahrscheinlichkeit nachweisbar sein, der eine Tat wie Diebstahl, Unterschlagung oder Verrat von Geschäftsgeheimnissen untermauert.

Die Videoüberwachung kann sich nicht gegen den gesamten Betrieb richten, sondern nur gegen Einzelpersonen. Dazu sollte sichergestellt sein, dass eine Videoüberwachung das praktisch einzig verbliebene Mittel darstellt, Unregelmäßigkeiten aufzuklären.

Sofern Sie eine verdeckte Kameraüberwachung anstreben, sind die rechtlichen Hürden umso höher. Wenn sichergestellt ist, dass die offene Überwachung keinen Effekt hätte und ein konkreter Verdacht einer strafbaren Handlung vorliegt, lässt sich diese Art von Kontrolle mit aktuellem Datenschutzrecht vereinen. Gleiche Überlegungen gelten für einen verdeckt eingesetzten Keylogger, der sämtliche Tastenanschläge eines Mitarbeiters aufzeichnet und zur Auswertung bereitstellt.

Fazit: Überwachung von Mitarbeitern ist datenschutzrechtlich kompliziert

Die Grenzen des BDSG bei der Überwachung bzw. Kontrolle von Mitarbeitern sind relativ eng gesteckt. Beim Einsatz von Überwachungsmaßnahmen sollte deswegen stets der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens hinzugezogen werden, um im Zweifelsfall eine rechtskonforme Abwägung der Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer durchführen zu können. Eine lückenlose Dokumentation aller Mitarbeiterüberwachungsmaßnahmen sollte selbstverständlich sein.

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Dieser aktualisierte Artikel erschien zuerst am 5. Februar 2011.

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