Die Versuchung zur privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts oder des Internetzugangs in der Arbeitszeit ist für Beschäftigte groß. Gerade weil es die Kommunikation bequemer macht und das private Datenvolumen des Smartphones schont, nutzen viele Angestellte die Betriebsmittel zu eigenen Zwecken. Ob damit eine vertragswidrige Zweckentfremdung einhergeht, sollten Arbeitgeber durch Regelungen zur IT-Nutzung klarstellen. Dies bringt zahlreiche weitere Vorteile mit sich, wie unser Praxistipp zeigt.

Private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts

Es sollte eine Selbstverständlichkeit sein, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit dafür verwenden, ihren vertraglichen Pflichten nachzukommen. Andernfalls drohen Konsequenzen. Für Arbeitgeber ist es deshalb unter gewissen Umständen zulässig, E-Mails von Mitarbeitern auszuwerten, um eine Pflichtverletzung nachzuweisen und darauf gestützt sogar eine Kündigung auszusprechen.

Selbst die fristlose Kündigung eines langjährig beschäftigten Arbeitnehmers kann gerechtfertigt sein, wenn dieser einen bedeutenden Teil seiner Arbeitszeit für den Austausch privater E-Mails nutzt. So entschied es das Landesarbeitsgericht Niedersachsen in seinem Urteil vom 31. Mai 2010 (AZ: 12 SA 875/09).

Der Arbeitgeber konnte nachweisen, dass der Kläger in einem Zeitraum von sieben Wochen mehrere Stunden pro Arbeitstag mit dem Schreiben privater E-Mails verbrachte. Die dem Kläger im betreffenden Zeitraum zugegangenen E-Mails umfassten im konkreten Fall fast 800 DIN A4-Seiten.

Die private Nutzung der Dienst-IT war zwar nicht ausdrücklich geregelt, eine Dienstanweisung aus dem Jahr 1997 gab aber vor, dass das Unterbrechen der Arbeitszeit zur Erledigung privater Angelegenheiten nicht erlaubt sei.

Problematisch war auch, dass der Arbeitgeber es in der Vergangenheit geduldet hatte, dass sein E-Mailsystem zumindest in den Pausen für private Zwecke genutzt wurde. Mit einer eindeutigen Regelung zur E-Mail-Nutzung wäre es vielleicht gar nicht erst zum Prozess gekommen, da dem Arbeitnehmer seine unmittelbare Pflicht zur Unterlassung bewusst gewesen wäre.

Private Nutzung des geschäftlichen Internetzugangs

In einer Zeit, in der viele Angestellte mit eigenen Smartphones surfen und mit Whatsapp kommunizieren, ist die Anziehung des geschäftlichen E-Mail-Accounts hinter die der Internetnutzung über den arbeitgebereigenen Zugang gefallen. Die private Nutzung des geschäftlichen Internetzugangs ist jedoch ein großer Produktivitätskiller, Grund vieler Abmahnungen und begründet deutliche Einbußen für den Arbeitgeber bei Missbrauch.

Zum Vorteil der Arbeitgeberseite hat das Bundesarbeitsgericht schon 2005 entschieden, dass die private Nutzung des Internets während der Arbeitszeit eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen kann (BAG, Urteil vom 7. Juli 2005, AZ: 2 AZR 581/04). Genauer gesagt befand das Gericht, dass die private Nutzung des Internets die Erbringung der arbeitsvertraglich geschuldeten Arbeitsleistung nicht erheblich beeinträchtigen darf. Die Pflichtverletzung wiegt dabei umso schwerer, je mehr der Arbeitnehmer bei der privaten Nutzung des Internets seine Arbeitspflichten in zeitlicher und inhaltlicher Hinsicht vernachlässigt. Letztlich wurde durch das Gericht sogar festgestellt, dass im Falle einer exzessiven Privatnutzung des Internets während der Arbeitszeit es keiner Abmahnung vor der Kündigung bedarf.

Doch was ist genau mit einer „erheblichen“ Beeinträchtigung oder „exzessiven“ Privatnutzung gemeint? Rechtliche Unsicherheit bleibt bestehen, da diese Begriffe großen Interpretationsspielraum zulassen. Erschwerend kommt hinzu, dass dem Arbeitgeber grundsätzlich kein Kontroll- und Einsichtsrecht bei Internetaktivitäten von Mitarbeitern zusteht, weil er als Dienstanbieter gemäß TKG gilt. Um für beide Seiten Sicherheit zu schaffen und dem Arbeitgeber Kontrollmöglichkeiten einzuräumen, ist deshalb eine Richtlinie zur IT-Nutzung hilfreich.

Richtlinie zur IT-Nutzung bringt Klarheit

Rechtliche Sicherheit für Arbeitgeber und Gewissheit für Arbeitnehmer lässt sich durch eine Richtlinie zur IT-Nutzung schaffen. Indem klar vorgegeben wird, was dem Arbeitnehmer erlaubt ist und was nicht, können Streitfälle vermieden werden. Zudem sind Übertritte durch Arbeitnehmer leichter zu ahnden, weil die Grenzen deutlich abgesteckt wurden.

Die Richtlinie zur IT-Nutzung sollte den privaten Gebrauch der geschäftlichen E-Mail ausschließen. Dies maximiert zum einen die Arbeitszeit, zum anderen birgt das Verbot praktische Vorteile: Wenn etwa ein Mitarbeiter kurzfristig erkrankt, kann der Arbeitgeber dem Vertreter erlauben, das E-Mail-Postfach einzusehen, da sich dank des Verbots keine privaten Daten darin befinden.

Ein anderer Fall ist ein Mitarbeiter, der das Unternehmen im Schlechten verlässt. Sollte die private Nutzung nicht ausgeschlossen sein, könnte der Ex-Mitarbeiter den Arbeitgeber durch die Abwesenheit einer Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) vom Zugriff auf die E-Mails hindern.

In manchen Berufen kann der Browserverlauf eines Mitarbeiters eine Information sein, mit der die Krankheitsvertretung arbeiten muss. Wurde die private Nutzung nicht ausgeschlossen oder nicht wenigstens auf Pausenzeiten begrenzt, kann das Fernmeldegeheimnis bzw. das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Arbeitgeber hindern, den Verlauf einzusehen.

Einige praktische Hinweise bei Einführung einer Richtlinie zur IT-Nutzung:

  • Auch wenn Sie private Internet- und E-Mailnutzung schriftlich verboten/eingeschränkt haben, kann eine faktische Duldung Ihre Richtlinie arbeitsrechtlich unwirksam machen.
  • Das Recht des Arbeitnehmers auf Privatsphäre kann die berechtigten Interessen des Arbeitgebers zur Überwachung überwiegen. Deshalb ist trotz Ausschluss der privaten Internet- und E-Mail-Nutzung darauf hinzuweisen, dass stichprobenhafte Kontrollen durch den Arbeitgeber durchgeführt werden. Dies ist mit dem jüngsten Urteil des EGMR vom 5. September 2017 im Einklang und berücksichtigt die neusten Tendenzen in der europäischen Rechtslandschaft.
  • Sofern Sie die Internetnutzung in Pausenzeiten erlauben, holen Sie eine DSGVO-konforme Einwilligung ein, damit Sie die Einhaltung kontrollieren können.
  • Sie sollten sich die Kenntnisnahme der IT-Nutzungsrichtlinie von allen Mitarbeitern unterschreiben lassen.
  • Legen Sie Arbeitnehmern die Richtlinie jährlich zur Erinnerung vor.
  • Klären Sie Arbeitnehmer darüber auf, welche Sanktionen bei Zuwiderhandlungen drohen.
  • Treffen Sie Regelungen zu „Bring-your-own-device“ (BYOD), weil arbeitnehmereigene Geräte die interne Informationssicherheit in der Regel unterwandern.
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Dieser aktualisierte Artikel wurde zuerst am 18. April 2011 veröffentlicht.

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