Die Pflichtangaben bei E-Mail-Signaturen sorgen in der elektronischen Kommunikation häufig für Unsicherheit. Wir geben eine Übersicht über die relevanten rechtlichen Vorgaben sowie praktische Hinweise zur Erstellung einer rechtskonformen E-Mail-Signatur.
Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails
Die Pflichtangaben sind von der Gesellschaftsform abhängig und können variieren. Gemäß § 37a des Handelsgesetzbuches (HGB) sind Kaufleute im Sinne von § 1 HGB grundsätzlich verpflichtet, eine Signatur in ihren E-Mails, die als Geschäftsbriefe zu verstehen sind, zu verwenden. Dazu gehören alle Einzelpersonen, die ein Handelsgewerbe betreiben, unabhängig davon, ob sie im Handelsregister eingetragen sind.
Ebenso sind davon alle juristischen Personen wie z. B. Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaften (UG) und Aktiengesellschaften (AG) betroffen. Für diese sind zusätzlich § 80 AktG und § 35a GmbHG relevant, die ebenfalls eine Signaturpflicht vorschreiben. Die dort festgelegten Regelungen stellen sicher, dass Geschäftspartner und Kunden in Geschäftsbriefen klare Informationen über den Absender erhalten:
GmbH (§35a GmbHG)
Hier müssen der vollständige Name, die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, die Handelsregisternummer sowie das Registergericht angegeben werden.
Auch die Namen (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname) der Geschäftsführer und ggf. die Namen der Aufsichtsratsvorsitzenden gehören zwingend in die Signatur.
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen zusätzlich das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
AG (§80 AktG)
Geschäftsbriefe einer AG müssen folgende Angaben beinhalten: Name, Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, Handelsregisternummer und Registergericht sowie Namen aller Vorstandsmitglieder und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen.
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Einzelkaufleute (§ 37a HGB)
Bei einem im Handelsregister eingetragenen Einzelkaufmann müssen die Firma, der Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“ oder „e.K.“, der Ort seiner Handelsniederlassung und das Registergericht sowie Handelsregisternummer angeben werden.
OHG und KG (§§ 125, 177a HGB)
Bei diesen muss die E-Mail-Signatur die Firma, die Rechtsform (z. B. OHG oder KG), den Sitz der Gesellschaft sowie das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer enthalten.
Kleingewerbe und Freiberufler
Diese müssen den vollen Namen des Unternehmensinhabers sowie die ladungsfähige Anschrift angeben. Anders als bei Kapitalgesellschaften besteht jedoch keine Pflicht zur Angabe einer Handelsregisternummer, da bei diesen die Eintragung ins Handelsregister nicht zwingend ist.
Pflichtangaben nach dem Digitale-Dienste-Gesetz
Gem. § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) sind alle Anbieter von digitalen Diensten einer Informationspflicht unterworfen. Diese ist allgemein als Impressumspflicht bekannt und findet insbesondere bei Websites Anwendung. Ziel ist es, ein sicheres und transparentes Online-Umfeld für Verbraucher zu schaffen. Damit werden Anbieter daran gehindert, anonym zu bleiben.
Unter Umständen sind auch E-Mails als digitale Dienste zu verstehen. Dies hängt vom jeweiligen Fall ab und muss konkret anhand der Umstände des Einzelfalls geprüft werden. Ist eine E-Mail als ein digitaler Dienst zu klassifizieren, müssen Unternehmen die Vorgaben von § 5 DDG einhalten.
Zu den allgemeinen Pflichtangaben nach § 5 DDG gehören der vollständige Name des Unternehmens, die Rechtsform, die Anschrift und der Vertretungsberechtigte. Des Weiteren sind Angaben zu machen, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und eine unmittelbare Kommunikation mit dem Unternehmen ermöglichen, einschließlich der E-Mail-Adresse. Je nach Fall sind weitere Angaben zu machen, z.B. die Angabe des Handelsregisters samt Registernummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer.
§ 5 DDG fordert, dass die dargestellten Informationen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und stets verfügbar sein müssen. Darüber hinaus sollten sie optisch gut wahrnehmbar sein.
Sanktionen bei Verstößen
Sanktionen können sich bei digitalen Diensten aus § 33 Abs. 6 DDG ergeben und variieren je nach Art und Schwere des Verstoßes. Sind Informationen weder richtig noch vollständig aufgeführt, stellt das eine Ordnungswidrigkeit nach § 33 Abs. 2 Nr. 1 DDG dar, die gem. § 33 Abs. 6 Nr. 3 DDG mit einer Geldbuße von 50.000 Euro geahndet werden kann.
Sanktionen sind auch nach den Gesetzen möglich, die die jeweilige Unternehmensform regeln.
Um Sanktionen zu vermeiden und eine einheitliche Vorgehensweise im Unternehmen zu etablieren, bietet es sich an, den jeweils höchsten Standard für alle E-Mail-Signaturen zu verwenden.
Zulässigkeit von Werbung in der Signatur
Werbung in E-Mail-Signaturen kann eine effiziente Möglichkeit zu sein, Produkte und Dienstleistungen zu bewerben. Allerdings gelten hier dieselben strengen Regeln wie für herkömmliche E-Mail-Werbung. Werbung darf nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) per E-Mail nur dann erfolgen, wenn der Empfänger vorher ausdrücklich zugestimmt hat oder wenn die sog. Bestandskundenausnahme greift.
Tipp: Lesen Sie dazu unseren ausführlichen Ratgeber zu Werbung in E-Mail-Signaturen.
Rechtslage zu E-Mail-Disclaimern
E-Mail-Disclaimer enthalten Hinweise zur Vertraulichkeit der Nachricht, Haftungsausschlüsse oder andere rechtliche Warnungen. Allerdings sind solche Disclaimer rechtlich meist unwirksam. Anweisungen oder Verbote in Disclaimern binden den Empfänger nicht, da sie einseitig formuliert sind.
Rechtsverbindlichkeit würde eine solche Erklärung nur dann erlangen, wenn sich Absender und Empfänger auf entsprechende Regeln und Verbote ausdrücklich einigen.
Somit kann ein Haftungsausschluss in der Signatur die gesetzliche Haftung des Unternehmens nicht einschränken oder modifizieren.
Erforderlichkeit von Datenschutzhinweisen
Nicht explizit geregelt ist, ob die E-Mail-Signatur unbedingt Datenschutzhinweise enthalten muss. Gemäß Art. 13 DSGVO sind alle Arten der Datenverarbeitung, einschließlich der Verarbeitung der E-Mail-Adresse des Gesprächspartners, von Informationspflichten erfasst. Nach Art. 13 Abs. 4 DSGVO greift diese Pflicht dann, wenn die betroffene Person die entsprechenden Informationen noch nicht besitzt. Das wird bspw. dann der Fall sein, wenn Interessenten, (potenzielle) Lieferanten oder auch Behörden per E-Mail erstmalig Kontakt mit dem Unternehmen aufnehmen.
Um die datenschutzrechtlichen Informationspflichten zu erfüllen, empfiehlt es sich daher, einen Verweis auf die Datenschutzhinweise in die Signatur der E-Mail zu setzen.
Um dem Transparenzgebot bestmöglich zu entsprechen, könnte es vorteilhaft sein, einen individuell auf die E-Mail-Kommunikation bzw. die relevanten Geschäftsbeziehungen zugeschnittenen Hinweis zu verlinken.
Fazit
E-Mail-Signaturen tragen maßgeblich zur rechtlichen Absicherung und zum professionellen Auftritt eines Unternehmens bei. Es ist unerlässlich, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben in der Signatur enthalten sind, um Bußgelder oder Abmahnungen zu vermeiden.
Eine durchdachte, übersichtliche und rechtskonforme Signatur ist dabei nicht nur ein rechtliches Muss. Sie sollte in Unternehmen auch technisch (oder zumindest durch interne Regelungen) erzwungen werden, um rechtlich inkorrekten Anpassungen von einzelnen Mitarbeitenden vorzubeugen.