Kostenloser Download: Muster-Verzeichnis von Verarbeitungstätgkeiten für Auftragsverarbeiter

Datei-Typ Microsoft Word
Version 3.1 (Changelog)
Aktualisiert 17. September 2020
Sprachen Deutsch
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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet auch Auftragsverarbeiter dazu, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Es dokumentiert alle Verarbeitungen personenbezogener Daten, die im Rahmen der Auftragsverarbeitung stattfinden.

Auf dieser Seite finden Sie eine kostenlose Vorlage für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten speziell für Auftragsverarbeiter. Es hilft Ihnen, den Nachweispflichten gegenüber Ihrer Aufsichtsbehörde nachzukommen (Achtung: Verantwortliche nutzen bitte diese Vorlage).

Inhalt, Form und Aufbau des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten

Der Inhalt eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ergibt sich direkt aus der DSGVO. Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch je nachdem, ob es sich um das Verzeichnis des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters handelt. Letzteres ist deutlich weniger umfangreich.

Für den Aufbau des Verzeichnisses des Auftragsverarbeiters ist Art. 30 Abs. 2 DSGVO relevant. Im Wesentlichen sind die Kategorien verarbeiteter Daten, ein etwaiger Drittlandtransfer und eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO aufzuführen. Ziel ist es, dass die Aufsichtsbehörde sich einen guten Überblick über die angewendeten Maßnahmen zur Informationssicherheit machen kann. Falls vorhanden, kann hier auf ein im Unternehmen vorhandenes Dokument verwiesen werden (so ist die Beschreibung von TOM z. B. Bestandteil eines jeden Auftragsverarbeitungsvertrages).

Auch Auftragsverarbeiter müssen das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 Abs. 3 DSGVO schriftlich oder in elektronischer Form (Textform) führen. Weil nach hiesigem Verwaltungsverfahrensrecht die Amtssprache Deutsch ist, sollte das Verzeichnis in deutscher Sprache geführt werden.

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Changelog

In Version 3.1 wurde lediglich einmal das Wort „DSGVO“ ergänzt. Wenn Sie bisher mit der Version 3.0 gearbeitet haben, können Sie das gerne weiterhin tun.

Für Version 3.0 haben wir das Verzeichnis von Verabreitungstätigkeiten vollständig überarbeitet, daher verzichten wir auf eine Darstellung der einzelnen Anpassungen. Wenn Sie die vorherige Version unserer Vorlage (2.1 bzw. 2.0) verwenden, müssen Sie diese nicht austauschen. Für neu erfasste Verarbeitungstätigkeiten empfehlen wir Ihnen aber, die aktuelleste Version unserer kostenlosen Vorlage herunterzuladen.