Mitarbeiter-Informationsschreiben nach DSGVO kostenlos erstellen

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Als Unternehmen müssen Sie gemäß Art. 13 DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) Ihre Mitarbeiter bzw. Beschäftigten über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten informieren. Diese Informationspflicht betrifft in der Regel auch Bewerber, Praktikanten und ggfs. ausgeschiedene Beschäftigte.

Unser kostenloser Generator erlaubt es Ihnen, ein Mitarbeiter-Informationsschreiben nach DSGVO mit wenigen Klicks zu erstellen. Den generierten Text können Sie einfach in ein Schreiben an Ihre Beschäftigten kopieren, um diese gem. Art. 13 DSGVO zu informieren (z. B. per E-Mail).

<h1>Datenschutzhinweise für Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)</h1>
<p>Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns geben. Zusätzlich informieren wir über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise diese genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem Inhalt Ihres Beschäftigungsverhältnisses oder anderweitigen Vertragsverhältnisses.</p>
<h2>Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?</h2>
<p>Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:</p>
<p>[ausgabe id=”stelle”]</p>
<p>[block id=”weitere-stellen”]</p>
<p>[ausgabe id=”weitere-stellen”]</p>
<p>Teilweise  verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung der vertraglichen Anforderungen der Unternehmen gemeinsam. In diesen Fällen trifft die Verantwortlichkeit für die Verarbeitung alle genannten Unternehmen (Art. 26 DSGVO). Beispiele dafür sind: </p>
<p>[ausgabe id=”gemeinsame-verarbeitung” typ=”liste”]</p>
<p>[/block]</p>
<p>[block id=”dsb”]</p>
<p>Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten bzw. die für den Datenschutz verantwortliche Person unter:</p>
<p>[ausgabe id=”dsb”]</p>
<p>[/block]</p>
<h2>Welche Quellen und Daten nutzen wir?</h2>
<p>Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von Ihnen erheben. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Zwecke der Einstellung, der Erfüllung des Arbeitsvertrags und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben.</p>
<p>Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere: </p>
<p>[ausgabe id=”personenbezogene-daten” typ=”liste”]</p>
<p>sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.</p>
<p>[block id=”beschaeftigungsverhaeltnis” typ=”liste”]</p>
<p>Weitere relevante personenbezogene Daten können sein: </p>
<p>[ausgabe id=”beschaeftigungsverhaeltnis” typ=”liste”]</p>
<p>sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.</p>
<p>[/block]</p>
<h2>Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?</h2>
<p>Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):</p>
<h3>Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 2 in Verbindung mit Artikel 88 DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG)</h3>
<p>Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages. Sofern Sie Zusatzleistungen in Anspruch nehmen (z.B. Zuschuss Kinderbetreuung), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist. </p>
<p>[block id=”berechtigtes-interesse”]</p>
<h3>Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)</h3>
<p>Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele für solche Fälle sind:</p>
<p>[ausgabe id=”berechtigtes-interesse” typ=”liste”]</p>
<p>[/block] </p>
<p>[block id=”einwilligung”]</p>
<h3>Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG)</h3>
<p>Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, erfolgt eine Verarbeitung nur gemäß den in der Einwilligungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung entstehen Ihnen keine Nachteile.  </p>
<p>Dies betrifft: </p>
<p>[ausgabe id=”einwilligung” typ=”liste”]</p>
<p>[/block] </p>
<h3>Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG) </h3>
<p>Als Unternehmen unterliegen wir diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Sozialversicherungsrecht, Arbeitssicherheit, Steuergesetze). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Identitätsprüfung, die Erfüllung sozialversicherungs- und steuerrechtlicher Kontroll-, Melde- oder Dokumentationspflichten sowie die Steuerung von Risiken im Unternehmen.</p>
<h3>Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten</h3>
<p>Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs.2 h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs.1 b BDSG erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. betriebliches Eingliederungsmanagement). </p>
<h2>Wer bekommt meine Daten?</h2>
<p>Innerhalb der Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen (z.B. Personalabteilung, Schwerbehindertenvertretung). </p>
<p>Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Dies sind z.B. Unternehmen in den Kategorien Schulungsanbieter und IT-Dienstleistungen. Sämtliche Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln.</p>
<p>Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Unternehmen ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigte dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind. </p>
<p>Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein: </p>
<p>[ausgabe id=”empfaenger” typ=”liste”] </p>
<p>Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.</p>
<h2>Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?</h2>
<p>Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit</p>
<ul>
<li>es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten)</li>
<li>Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder</li>
<li>dies durch das berechtigte Interesse datenschutzrechtlich legitimiert ist und keine höheren schutzwürdigen Interessen des Betroffenen dem entgegenstehen.</li>
</ul>
<p>Darüber hinaus übermitteln wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten oder internationale Organisationen. </p>
<p>Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die ggf. Sub-Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen die Unternehmen oder der Dienstleister personenbezogene Daten an Dienstleister in einem Drittland nur übermitteln, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind (Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen. </p>
<p>Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.</p>
<h2>Wie lange werden meine Daten gespeichert?</h2>
<p>Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Beschäftigungsverhältnis ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf einen längeren Zeitraum angelegt ist.<br />
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:</p>
<ul>
<li>Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Sozialgesetzbuch (SGB IV), Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel sechs bis zehn Jahre. </li>
<li>Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt.</li>
</ul>
<p>Sofern die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von uns oder einem Dritten erfolgt, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sobald dieses Interesse nicht mehr besteht. Hierbei gelten die genannten Ausnahmen. Gleiches gilt für die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung. Sobald diese Einwilligung für die Zukunft durch Sie widerrufen wird, werden die personenbezogenen Daten gelöscht. Erfolgt die Speicherung der Daten auf Grund einer Betriebsvereinbarung, wird die Speicherdauer dort geregelt.</p>
<h2>Welche Datenschutzrechte habe ich?</h2>
<p>Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO). </p>
<p>Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.</p>
<h2>Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?</h2>
<p>Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Arbeitsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, den Vertrag mit Ihnen zu schließen oder diesen auszuführen.</p>
<p>Sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer erteilten Einwilligung erfolgt, ist die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten freiwillig. Ohne bestehende Einwilligung werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht zu den oben genannten Zwecken nutzen.</p>
<h2>Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?</h2>
<p>Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Arbeitsbeziehung nutzen wir keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.</p>
<h2>Findet ein Profiling statt?</h2>
<p>Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten. </p>
<h2>Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)</h2>
<h3>Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht</h3>
<p>Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. </p>
<p>Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. </p>
<h3>Empfänger eines Widerspruchs</h3>
<p>Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Adresse und Ihres Geburtsdatums erfolgen und sollte gerichtet werden an: </p>
<p>[block id=”widerspruch” wert=”Verantwortlicher”][ausgabe id=”stelle”]  </p>
<p>[ausgabe id=”weitere-stellen”]  [/block] </p>
<p>[block id=”widerspruch” wert=”Datenschutzbeauftragter”][ausgabe id=”dsb”]  [/block] </p>
<p>[block id=”widerspruch” wert=”Andere”][ausgabe id=”widerspruch-andere”]  [/block]</p>
<p><em>Diese Vorlage wurde mit dem <a href="https://www.activemind.de/datenschutz/dokumente/mitarbeiter-informationsschreiben/">kostenlosen Mitarbeiter-Informationsschreiben-Generator der activeMind AG</a> erstellt (Version: #2020-06-19)</em></p>

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Dieser Generator wird von den Spezialisten der activeMind.legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH entwickelt und bereitgestellt. Der Generator kann nicht auf alle denkbaren Spezialfälle eingehen. Eine datenschutzrechtliche oder sonstige anwaltliche Beratung kann und soll er nicht ersetzen. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen!

Alle Rechte am Generator bleiben vorbehalten. Der Einsatz des durch unseren Generator generierten Textes ist Ihnen zu eigenen (auch kommerziellen) Zwecken erlaubt und frei möglich.

Wir bieten für diesen kostenfreien Dienst weder Support noch Beratung an und bitten höflich, von entsprechenden Anfragen abzusehen.

Changelog

Version #2020-06-19

Für die aktuelle Version #2020-06-19 haben wir einige sprachliche Konkretisierungen vorgenommen. Außerdem ist die Angabe eines Datenschutzbeauftragten jetzt nicht mehr verpflichtend.

Wenn Sie eine frühere Version des Mitarbeiter-Informationsschreiben-Generators verwendet haben, müssen Sie Ihre bestehenden Dokumente nicht unbedingt aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen aber, für zukünftige Mitarbeiter-Informationsschreiben den Generator erneut anzuwenden.

Version #2019-04-05

Die aktuelle Version #2019-04-05 des Mitarbeiter-Informationsschreiben-Generators unterscheidet sich von der vorherigen Version (#2018-07-30) an folgenden Stellen:

· Sie können jetzt den Empfänger eines Widerspruchs nach Art. 21 DSGVO festlegen.

· Das Wording wurde an die DSGVO angepasst. Immer wenn von „verantwortlicher Stelle“ die Rede war, wurde dies durch „Verantwortlicher“ ersetzt.

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