Kostenloser Download:Muster für die Einwilligung in die Nutzung von Mitarbeiterfotos

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Version 2.1 (Changelog)
Aktualisiert 5. Dezember 2018
Sprachen Deutsch
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Es scheint ganz natürlich, dass in einem Unternehmen Bilder von Mitarbeitern zu verschiedenen Zwecken eingesetzt werden. Prinzipiell ist dagegen auch nichts einzuwenden – schließlich kann es ja auch als Zeichen der Anerkennung verstanden werden, wenn ein Unternehmen der Welt stolz seine Mitarbeiter vorzeigt. Worauf es ankommt, ist das Wie.

Im Umgang mit Fotos von Personen sind neben den Grundsätzen des Datenschutzes auch weitere Regelungen zu beachten. Die Vorlage für eine Einwilligung zur Nutzung von Mitarbeiterbildern der activeMind AG hilft dabei, datenschutzkonform zu arbeiten.

Datenschutz & Mitarbeiterfotos

Eine Unternehmensbroschüre wird erst durch Fotos richtig lebendig. Nur Text und Grafiken wirken schließlich schnell langweilig. Im Intranet macht es gegenüber anderen Kollegen einen guten Eindruck, wenn die gesamte Abteilung zu ihren Kontaktdaten auch ein Bild eingefügt hat. Die Webpräsenz ist viel sympathischer, wenn die potenziellen Kunden sehen, dass sie es mit Menschen zu tun haben. Kein Wunder also, dass Vorgesetzte ihre Mitarbeiter gerne dazu bewegen möchten, für das Unternehmen “Gesicht zu zeigen”.

Im Zeitalter der digitalen Datenübertragung, wo Bilder mit geringstem Aufwand vervielfältigt, verändert und über das Internet an eine breite Öffentlichkeit transportiert werden können, ist allerdings besondere Vorsicht und Sorgfalt im Umgang mit Mitarbeiterfotos geboten. Der Gesetzgeber schützt das Recht auf Selbstbestimmung im Zusammenhang mit Bildern gleich mit mehreren Gesetzen.

Der wichtigste Grundsatz dabei ist, dass jegliche Nutzung von Mitarbeiterfotos der ausdrücklichen Einwilligung der Betroffenen bedarf. Das Kunsturheberrechtsgesetz (KunstUrhG) stellt unmissverständlich klar: “Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden.”

Was ist bei der Anfertigung von Bildern der Mitarbeiter zu beachten?

Das ausdrückliche Einverständnis des Mitarbeiters ist bereits für die Anfertigung einer Fotografie erforderlich. Dies ergibt sich zum einen aus der aktuellen Rechtsprechung zum KunstUrhG sowie unter Umständen auch aus dem Strafgesetzbuch, das in § 201a für unbefugte Bildaufnahmen von Personen in einem geschützten Raum oder für die unbefugte Verbreitung solcher Aufnahmen eine Geld- oder Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr vorsieht.

Dabei wird deutlich: Wenn Sie heimlich Fotos von Personen machen oder anfertigen lassen, begeben Sie sich auf sehr dünnes Eis. Jemanden ohne dessen Kenntnis an seinem Arbeitsplatz abzubilden, sollte ohnehin tabu sein. Aber auch bei Firmenfeiern und Veranstaltungen können Sie sich absichern, indem Sie darauf achten, dass die abgebildeten Personen bewusst wahrnehmen, dass sie fotografiert werden. Wenn jemand in die Kamera lächelt, zeigt er sich zumindest damit einverstanden, in dem Moment abgelichtet zu werden. Allein aus dem implizierten Einverständnis zum Fotografiert werden lässt sich aber nicht schließen, was später mit diesem Bild gemacht werden darf.

Die Einwilligung des Mitarbeiters zur Nutzung seines Bildes

Für eine Nutzung oder Verbreitung der Bilder bedarf es wieder der ausdrücklichen Einwilligung zum jeweiligen Zweck. Dies gilt auch für Fotos, die ein Mitarbeiter dem Unternehmen freiwillig überlassen hat: Auch hier darf die Zweckbindung nicht verletzt werden. Ein Bewerbungsfoto, das dem Lebenslauf beigefügt war, darf beispielsweise nicht ohne die ausdrückliche Einwilligung des Mitarbeiters in dessen Profilseite im Intranet geladen werden.

Weil eine unerwünschte Verbreitung von Aufnahmen der eigenen Person eine besonders schwere Verletzung des Persönlichkeitsrechts darstellt, stellen sich auch besondere Anforderungen an die zu erteilende Einverständniserklärung.

  • Die Einwilligung muss freiwillig erfolgen. Wenn Druck von Seiten des Vorgesetzten ausgeübt wurde oder der Betroffene unter Gruppenzwang von Seiten der Kollegen stand, ist die Erklärung ungültig.
  • Formulieren Sie den Zweck der Einwilligung möglichst genau. Eine zu weit gefasste Erklärung wie “Das Unternehmen darf Abbildungen des Mitarbeiters für eigene Zwecke verwenden” kann später leicht angefochten werden. Wenn dem Betroffenen nicht unmissverständlich klar war, was genau mit den Bildern beabsichtigt wurde, ist auch nicht von einem willentlichen und ausdrücklichen Einverständnis auszugehen.
  • Regeln Sie auch die Frage der Vergütung. Auch wenn der Mitarbeiter mit der kostenfreien Nutzung seiner Fotos einverstanden ist, sollte dies in der Erklärung festgehalten werden.
  • Bei Minderjährigen genügt die persönliche Einwilligung alleine nicht. Auch die Sorgeberechtigten müssen in die Einverständniserklärung mit einbezogen werden.
  • Es ist auch zu beachten, dass eine einmal gegebene Einwilligung nicht für alle Ewigkeit gilt. Ein Mitarbeiter kann seine Erklärung jederzeit widerrufen.

Was geschieht mit Fotos von ehemaligen Mitarbeitern?

Tritt ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus und möchte nicht, dass sein Foto oder andere persönliche Daten auf der Internetseite des Arbeitgebers oder in anderen Medien verwendet werden, muss der Arbeitgeber allein schon aus Datenschutz-Gründen diesem Wunsch entsprechen. Dies gilt nicht nur für Bilder, die zur Vorstellung des Mitarbeiters dienten, sondern auch solche, die unentgeltlich zu dekorativen Zwecken auf der Internetseite genutzt wurden.

Auch der Fotograf hat Rechte

Bei Fotos ist nicht nur das Persönlichkeitsrecht des Abgebildeten zu beachten, sondern auch das Urheberrecht des Fotografen. Wenn ein Mitarbeiter ausdrücklich Bewerbungsfotos anfertigen lässt, darf er diese zu dem genannten Zweck verwenden. Wenn der Arbeitgeber dieses Bild auch zur Vorstellung des Mitarbeiters auf der Webseite verwenden will, muss er mit dem Fotografen das Nutzungsrecht dazu vereinbaren. Ansonsten kann der Urheber Schadensersatzansprüche geltend machen.

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