Wenn ein Mitarbeiter dem Unternehmen unvorhergesehen für mehrere Wochen oder Monate fernbleiben muss, stellt sich dem Vorgesetzten die Frage, welche Nachrichten sich ggf. in dessen E-Mail-Postfach ansammeln, die für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs von Interesse sein könnten. Selbstverständlich stellt es ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers dar, dass eventuelle Kundenanfragen nicht unbeantwortet bleiben und wichtige Fristen eingehalten werden. Dabei sind jedoch auch die schutzwürdigen Interessen des Beschäftigten zu beachten.

E-Mails bei Abwesenheit

Um die Zulässigkeit eines Zugriffs auf das dienstliche E-Mail-Konto eines Beschäftigten zu beurteilen, ist zunächst ausschlaggebend, ob die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen erlaubt bzw. geduldet ist. Entscheidend ist die betriebliche Übung und damit die effiektive Handhabung im Unternehmen. Das Fernmeldegeheimnis des Mitarbeiters greift nur ein, soweit eine private E-Mail-Nutzung im Unternehmen erlaubt bzw. geduldet ist. Das Fernmeldegeheimnis endet jedoch, wenn der Übertragungsvorgang abgeschlossen ist. Der Übertragungsvorgang ist abgeschlossen wenn eine Mail das Postfach des Mitarbeiters erreicht hat. (BVerfG, 2 BvR 2099/04 vom 2.3.2006)

Es besteht jedoch weiter ein datenschutzrechtlicher Schutz der privaten Mails im geschäftlichen Mailkonto. Der Arbeitgeber hat jedoch ein berechtigtes Interesse nach § 28 I Nr.1 BDSG geschäftliche Mails im Postfach des Mitarbeiters einzusehen. Das schutzwürdige Interesse des Mitarbeiters geht nicht so weit, alsdass es dem Arbeitgeber verbietet relevante geschäftliche Mails einzusehen. (so auch LAG Berlin-Brandenburg, Urteil v. 16.02.2011, Az.: 4 Sa 2132/10) Sobald eine Mail als privat erkannt wird, ist von einer Auswertung abzusehen.

Ist die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Kontos ausdrücklich verboten, ist der gesamte E-Mail-Verkehr als geschäftliche Korrespondenz einzustufen und damit das Fernmeldegeheimnis nicht anwendbar. Dies erleichtert einen Zugriff durch den Arbeitgeber, dennoch bleiben dabei einige datenschutzrechtliche Grundsätze zu beachten.

Der Zugriff muss im Rahmen der Erforderlichkeit bleiben: Es muss also Grund zur Annahme bestehen, dass im Postfach des Bediensteten für den Geschäftsbetrieb relevante Nachrichten eingegangen sein könnten. Die Einsicht muss auf den Zeitraum und die E-Mails beschränkt bleiben, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind.

Auch muss sichergestellt werden, dass der Zugriff auf eine Art und Weise erfolgt, dass damit lediglich der vorgesehene Zweck erfüllt wird und er nicht etwa für eine Leistungskontrolle genutzt wird. Daraus ergibt sich, dass ein Zugriff nicht dauerhaft unkontrolliert erfolgen darf und dokumentiert werden muss. Der Betroffene ist über den Zugriff zu informieren.

Es empfiehlt sich folgendes Vorgehen beim Zugriff auf das Postfach eines Mitarbeiters während seiner Abwesenheit:

  • Der Zugriff auf das E-Mail-Konto eines Beschäftigten erfolgt nach dem Vier-Augen-Prinzip. Z.B. im Beisein eines Datenschutzbeauftragten.
  • In einem schriftlichen Protokoll ist festzuhalten, wann und mit welcher Erforderlichkeit der Zugriff erfolgte, welche Personen daran beteiligt waren und in welche Dateien Einsicht gewährt wurde.
  • Soweit eine Änderung Passwortes des Benutzerkontos notwendig war, ist das Passwort des Betroffenen nach erfolgtem Zugriff zurückzusetzen und diesem nach seiner Rückkehr – geschützt vor Einsicht durch Dritte – mitzuteilen.
  • Außerdem sollte geprüft werden, ob mit angemessenem Aufwand technische und organisatorische Maßnahmen umsetzbar sind, die geeignet sind, derartige Zugriffe auf ein Minimum zu beschränken. Beispielsweise wäre zu prüfen, inwieweit für zeitkritische Korrespondenz Funktionspostfächer zweckmäßig sind, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben.

 

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