Virtuelle Sitzungen des Betriebsrats während der Corona-Krise

Der Betriebsrat muss wichtigen Entscheidungen bzgl. der Mitarbeiter eines Unternehmens in der Regel zustimmen. Um auch während der Corona-Pandemie entscheidungsfähig zu bleiben, sollen durch eine Änderung des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) Sitzungen von Betriebsräten nun auch per Telefon- oder Videokonferenz ermöglicht werden – und das sogar rückwirkend. Dabei sind jedoch einige Datenschutzvorgaben zu beachten.

Aktuelle Gesetzeslage: keine virtuelle Beschlussfassung möglich

Wie wichtig Betriebsräte für den reibungslosen Unternehmensablauf sein können, hat die Corona-Krise einmal mehr aufgezeigt. Durch weitreichende gesetzliche Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte, z.B. bei Kurzarbeit, Home-Office oder Kündigungen, geht ohne sie oft gar nichts. Dabei gilt bisher, dass Betriebsratsbeschlüsse immer in Präsenzsitzungen, also in körperlicher Anwesenheit der Betriebsräte an einem gemeinsamen Ort getroffen werden müssen. Dies soll sich nun ändern und virtuelle Betriebsratsbeschlüsse ermöglicht werden.

Die aktuelle Gesetzeslage sieht vor, dass Beschlüsse des Betriebsrats „mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder“ gefasst werden (§ 33 Abs. 1 BetrVG). Auch wenn es dazu noch keine Rechtsprechung gibt, vertritt ein Großteil der juristischen Experten die Meinung, dass aufgrund dieses Gesetzeswortlauts die körperliche Anwesenheit der Betriebsräte notwendig ist, um einen gültigen Beschluss zu fassen. Eine Beschlussfassung des Betriebsrats in einer virtuellen Zusammenkunft ist deshalb nur unter Inkaufnahme einer sehr hohen Rechtsunsicherheit möglich.

Wenn, wie aktuell aufgrund der Corona-Krise und den deshalb angeordneten Kontakteinschränkungen häufiger der Fall, eine körperliche Zusammenkunft bei einer Präsenzsitzung nicht möglich oder unerwünscht ist, hat das weitreichende Auswirkungen für die Handlungsfähigkeit von betroffenen Unternehmen. Soll zum Beispiel Kurzarbeit eingeführt werden, hat der Betriebsrat gem. § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. Es wird daher typischerweise eine Betriebsvereinbarung zwischen Unternehmen und Betriebsrat geschlossen. Ohne Präsenzsitzung ist ein Beschluss des Betriebsrats aber nicht rechtssicher möglich. Im Fall einer ungültigen Betriebsvereinbarung zur Kurzarbeit hieße das beispielsweise, dass Arbeitnehmer weiterhin einen Anspruch auf Zahlung des vollen Gehalts hätten. Auch an Rückerstattungsansprüche der Agentur für Arbeit ist zu denken. Ebenso bei Kündigungen, die aufgrund des Formmangels bei der Beschlussfassung des Betriebsrats ungültig wären.

Neue Gesetzeslage: Virtuelle Beschlussfassung möglich – auch rückwirkend

Diese fatale Situation hat der Gesetzgeber erkannt und reagiert nun. Nachdem im März schon eine Ministererklärung abgegeben wurde, die aber keinerlei Rechtsverbindlichkeit besaß, soll nun durch eine Gesetzesänderung die zur Zeit dringend benötigte Regelung eingeführt werden. Sie soll dabei sogar rückwirkend ab dem 1. März 2020 gelten. Damit werden seit diesem Datum bereits mittels Video- oder Telefonkonferenz gefasste Betriebsratsbeschlüsse rechtswirksam. Das wird in einigen Unternehmen für ein Aufatmen sorgen.

Der Gesetztesentwurf sieht dabei aber auch eine Befristung bis Ende des Jahres vor. Mit Ablauf des 31. Dezember 2020 wäre damit wieder alles beim Alten.

Inhalt des Gesetzesentwurfs sind auch Anforderungen an die Umsetzung. So ist sicherzustellen, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Das ist nur konsequent und eigentlich eine Selbstverständlichkeit, sind Betriebsratssitzungen dem Gesetz nach ja nicht öffentlich.

Zudem sind Aufzeichnungen unzulässig. Um die Anwesenheit trotzdem protokoliert zu haben, müssen Teilnehmer diese dem Vorsitzeden in Textform bestätigen. Das heißt durch eine einfache schriftliche Erklärung, die jedoch keiner Unterschrift bedarf. Die formlose Feststellung der Anwesenheit reicht nicht aus.

Gesetzesentwurf: §129 Sonderregelungen aus Anlass der Covid-19-Pandemie

(1) Die Teilnahme an Sitzungen des Betriebsrats, Gesamtbetriebsrats, Konzernbetriebsrats, der Jugend- und Auszubildendenvertretung, der Gesamt-Jugend- und Auszubildendenvertretung und der Konzern-Jugend- und Auszubildendenvertretung sowie die Beschlussfassung können mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig. § 34 Absatz 1 Satz 3 gilt mit der Maßgabe, dass die Teilnehmer ihre Anwesenheit gegenüber dem Vorsitzenden in Textform bestätigen.

(2) Für die Einigungsstelle und den Wirtschaftsausschuss gilt Absatz 1 Satz 1 und 2 entsprechend.

(3) Versammlungen nach den §§ 42, 53 und 71 können mittels audio-visueller Einrichtungen durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass nur teilnahmeberechtigte Personen Kenntnis von dem Inhalt der Versammlung nehmen können. Eine Aufzeichnung ist unzulässig.

(4) Die Sonderregelungen nach den Absätzen 1 bis 3 treten mit Ablauf des 31. Dezember 2020 außer Kraft.

Technische und organisatorische Maßnahmen für virtuelle Sitzungen

Den Erläuterungen zum Gesetzesentwurf nach müssen zur Wahrung der Vertraulichkeit „entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden, wie zum Beispiel eine Verschlüsselung der Verbindung und die Nutzung eines nichtöffentlichen Raumes während der Dauer der Sitzung“. Diese Formulierung erinnert frappierend an Art. 32 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), in dem für die Verarbeitung personenbezogener Daten die „Sicherheit der Verarbeitung“ geregelt ist.

Im Anwendungsbereich der DSGVO ist der technische Schutz von Daten schon lange ein wichtiger Aspekt, dessen Beachtung unumgänglich ist. Verschlüsselte Übertragung und Vertraulichkeit sind im Datenschutz nicht wegzudenken. Unternehmen die hierbei schon gut aufgestellt sind, werden es demnach einfacher haben, die Anforderungen des Gesetzesentwurfs zur Änderung des Betriebsverfassungsgesetzes umzusetzen.

Es handelt sich dabei auch nicht um eine vernachlässigbare Lappalie. Wer sich auf den neuen Paragrafen stützen möchte, muss dessen Anforderungen auch einhalten. Wo nach der aktuellen Rechtslage die Anfechtung von Beschlüssen droht, die virtuell getroffen wurden, droht nach der neuen Rechtslage die Anfechtung oder Rüge, wenn Beschlüsse nicht den Anforderungen an die Vertraulichkeit entsprechend getroffen wurden.

Dabei sind es vor allem zwei Aspekte, die sich in den Vordergrund drängen:

Die Auswahl und Nutzung eines geeigneten sicheren (Video-)Konferenztools

Sowohl die herstellerspezifischen Spezifikationen als auch die administrativen Möglichkeiten des Tools müssen den konformen Betrieb ermöglichen. Das heißt neben der Verschlüsselung ist auch auf Dinge wie die Abschaltung der Aufnahmemöglichkeit (hier auch schon aufgrund des ausdrücklichen gesetzlichen Verbots der Aufnahme!) oder die Kontrolle der Validität der Teilnehmer zu achten.

Dass das leider keine Selbstverständlichkeit ist, zeigt der Fall des bayerischen Innenministeriums, das aufgrund von schlechten Schutzmaßnahmen ungeschützte Konferenzen abhielt, denen unbefugte beitreten konnten. Oder noch aktueller, dass Accounts für Tools zu hunderttausenden gehackt wurden.

Das Einhalten der Vertraulichkeit vor Ort, also dort wo sich der Konferenzteilnehmer aufhält.

Hier sind Parallelen zum vertraulichen Arbeiten im Home-Office bzw. beim mobilen Arbeiten zu ziehen.

Auch hierzu haben wir aufgrund der vielen Nachfragen einen eigenen Ratgeber für Sie verfasst, auf den an dieser Stelle verwiesen sei. Darin wird auch auf eine Checkliste verwiesen. Anhand einer solchen besteht die Möglichkeit, dass der Betriebsrat und seine Mitglieder das Vorliegen ausreichender Maßnahmen überprüfen. Wir empfehlen, dass der Vorsitzende zumindest eine schriftliche Vorgabenliste versendet und sich das Vorliegen der Vorgaben bzw. deren Einhaltung bestätigen lässt, bevor die erste Konferenz abgehalten wird, um dahingehend einen Nachweis erbringen zu können. Das spielt auch unter dem Aspekt eine Rolle, dass noch nicht abschließend geklärt ist, ob unter der DSGVO eine eigene Verantwortlichkeit des Betriebsrats für die durch Ihn durchgeführte Datenverarbeitung besteht.

Auch hierzu haben wir aufgrund der vielen Nachfragen einen eigenen Ratgeber für Sie verfasst, auf den an dieser Stelle verwiesen sei. Darin wird auch auf eine Checkliste verwiesen.

Anhand einer solchen Checkliste besteht die Möglichkeit, dass der Betriebsrat und seine Mitglieder das Vorliegen ausreichender Maßnahmen überprüfen. Wir empfehlen, dass der Vorsitzende zumindest eine schriftliche Vorgabenliste versendet und sich das Vorliegen der Vorgaben bzw. deren Einhaltung bestätigen lässt, bevor die erste Konferenz abgehalten wird, um dahingehend einen Nachweis erbringen zu können. Das spielt auch unter dem Aspekt eine Rolle, dass noch nicht abschließend geklärt ist, ob unter der DSGVO eine eigene Verantwortlichkeit des Betriebsrats für die durch Ihn durchgeführte Datenverarbeitung besteht.

Auch die DSGVO ist einschlägig und weiterhin zu beachten

Neben den gerade genauer betrachteten, im Entwurf des § 129 BetrVG ausdrücklich aufgeführten, Anforderungen an die Sicherheit und Vertraulichkeit gelten natürlich auch die Anforderungen anderer einschlägiger Gesetze. Unter anderem die der schon angesprochenen DSGVO, welche als europäische Verordnung normhierarchisch sogar über dem Betriebsverfassungsgesetz steht.

Deren Anforderungen, wie zum Beispiel der Grundsatz der Datenminimierung oder das Erfordernis des Abschlusses eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit datenverarbeitenden Dienstleistern wie den Videkonferenztoolanbietern, gelten natürlich auch über die sich überschneidende Materie hinaus. Der Schutz personenbezogener Daten, welche bei (Video-)Konferenzen in noch größerem Maßstab verarbeitet werden als bei Präsenzsitzungen, darf neben den ausdrücklichen Anforderungen des BetrVG nicht vernachlässigt werden. Das Einbinden des internen oder externen Datenschutzbeauftragten ist deshalb ratsam.

Fazit: Gesetzentwurf ist ein positives Signal

Es ist erfreulich, dass der Gesetzgeber auf die dringende Notwendigkeit der Durchführungsmöglichkeit von virtuellen Betriebsratssitzungen reagiert und vor allem, dass die Erlaubnis auch rückwirkend gelten soll. Dadurch wird die Handlungsfähigkeit von Unternehmen mit Betriebsrat auch in Zeiten wie der Corona-Krise bewahrt.

Dass dabei die Sicherheit bei der Durchführung solcher Sitzungen nicht außer Acht gelassen wurde, ist positiv herauszustellen. Zu sensibel können die verarbeiteten Daten sein, als dass man dieses Thema vernachlässigen dürfte. Dabei ergibt sich aber im Grunde nichts Neues über die bisher schon bestehenden Anforderungen der DSGVO hinaus.

Für Unternehmen, die den Datenschutz schon vor dieser Regelung ernstgenommen und entsprechende Maßnahmen und Abläufe implementiert haben, sollten sich durch die geplante Zusatzregelung im BetrVG keine weiteren Schwierigkeiten ergeben. Für alle anderen gilt es jetzt zügig aufzuholen und den Betriebsrat bei der Auswahl und Implementierung von Konferenztools in den Betriebsratsalltag zu unterstützen und zu schulen, um von der Änderung profitieren zu können.

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