In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Beschäftigte ein Namensschild auf der Arbeitskleidung tragen. Vor allem in Bereichen, in denen Mitarbeiter regelmäßigen Kundenkontakt haben, ist dies gang und gäbe. Oft beinhalten diese Namensschilder den Vornamen und Nachnamen des jeweiligen Mitarbeiters. Doch anhand welcher Kriterien sollten Unternehmen entscheiden, ob die (vollständige) namentliche Nennung eines Mitarbeiters auf dessen Arbeitskleidung datenschutzrechtlich zulässig ist?
Ist die Datenschutz-Grundverordnung anwendbar?
Bei Vor- und Nachnamen von Mitarbeitern handelt es sich zweifelsfrei um personenbezogene Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Technisch gesehen sind Namensschilder Ausdrucke von Namenslisten z.B. aus der Personalverwaltung, die dann auf die das Schild oder die Arbeitskleidung übertragen werden. Kunden und sonstige Dritte erhalten somit Kenntnis vom Vor- und Zunamen des jeweiligen Mitarbeiters. Diese Vorgehensweise entspricht einer automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, so dass die DSGVO Anwendung findet.
Im Beschäftigtenkontext fallen sogar nicht automatisierte Verarbeitungen gemäß § 26 BDSG Abs. 7 in den Anwendungsbereich der DSGVO. Somit muss der Datenschutz auch für handschriftlich angefertigte Namensschilder berücksichtigt werden.
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
Damit die Verarbeitung datenschutzrechtlich zulässig ist, benötigt der Verantwortliche – in diesem Falle der Arbeitgeber – eine Rechtsgrundlage. Das Tragen von Namensschildern ist grundsätzlich nicht für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Es geht hierbei vielmehr darum, die namentliche Ansprechbarkeit zu gewährleisten. Somit kommt § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitungssituation im Beschäftigungsverhältnis nicht zur Anwendung.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung muss nach Artikel 6 Abs. 2 lit. f DSGVO (sogenanntes berechtigtes Interesse) beurteilt werden. Der Verarbeitung steht demnach nichts entgegen, wenn
- berechtigte Interessen des Arbeitgebers an dem Tragen der Namensschilder durch seine Beschäftigten bestehen und
- die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Beschäftigten nicht überwiegen.
Als berechtigtes Interesse eines Arbeitgebers kommt z.B. eine kundenfreundliche Bedienung in Betracht. Kunden haben somit die Möglichkeit der persönlichen Ansprache des jeweiligen Mitarbeiters, aber auch der gezielten Beschwerdemöglichkeit bei Fehlverhalten des betreffenden Mitarbeiters. Dem gegenüber könnte der Mitarbeiter ein Interesse haben, nicht durch Kunden persönlich identifiziert zu werden.
Ohne Kundenkontakt, d.h. wenn Namensschilder nur innerhalb eines Unternehmens getragen werden, gäbe es keine datenschutzrechtlichen Bedenken. In diesem Fall würden die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Beschäftigten nicht überwiegen. Das Tragen eines Namenschildes wäre unbedenklich und nach DSGVO zulässig.
Bei Mitarbeitern mit Kundenkontakt, die verpflichtet sind Namensschilder mit Vor- und Zunamen tragen, könnten die Grundrechte und Grundfreiheiten der Beschäftigten überwiegen. Das Risiko belästigt zu werden, besteht schon alleine deshalb, weil es heutzutage ohne Weiteres möglich ist, über eine Onlinesuche weitere Informationen über den betroffenen Mitarbeiter zu erlangen (z.B. Privatanschrift). Ggf. ist es sogar möglich anhand der Daten und Recherchen, Profile über den betroffenen Mitarbeiter zu erstellen (Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 06.10.2015, Az.: C-362/14). Demnach besteht das Risiko, dass die Grundrechte auf Achtung des Privatlebens und des Schutzes personenbezogener Daten verletzt werden könnten.
Hinzukommt der Grundsatz der Datenminimierung, welcher besagt, dass personenbezogene Daten nur insoweit verarbeitet werden dürfen, als sie als Mittel zur Erreichung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich sind. (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Unter dieser Voraussetzung sollten Arbeitgeber entweder nur den Vornamen oder nur den Nachnamen des Mitarbeiters auf Namenschildern anbringen.
Zur Zweckerreichung – kundenfreundliches Auftreten des Unternehmens – ist ein Namensteil völlig ausreichend. Zusätzlich werden hierdurch die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des betroffenen Mitarbeiters berücksichtigt.
Fazit: Namensschilder sind auch unter der DSGVO möglich
Namenschilder sind datenschutzrechtlich auch bei Kundenkontakt zulässig, sofern das berechtigte Interesse des Verantwortlichen überwiegt und der Grundsatz der Datenminimierung eingehalten wird. Beachten Sie auch, ihre Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für Namensschilder im Rahmen der Information gem. Art. 13 DSGVO zu informieren. Nutzen Sie hierfür z.B. unseren kostenlosen Generator für ein Mitarbeiterinformationsschreiben gemäß DSGVO.
Bestellen Sie jetzt einen unserer Experten als externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen und profitieren von der DSGVO-Compliance zum Flatratepreis!