Datenschutzkonformer Einsatz von Fotoboxen auf betrieblichen Veranstaltungen

Sie sind ein beliebter Zeitvertreib auf Veranstaltungen, etwa bei Firmenevents: Fotoboxen, auch bekannt als Fotoautomaten. Generell funktionieren die Geräte nach einem ähnlichen Prinzip wie ein Passbildautomat. Eine oder mehrere Personen können sich vor die Kamera stellen und per Selbstauslöser Bilder machen und diese direkt im Anschluss im Passbildformat ausdrucken. Auf Wunsch können sie die Fotos auch in eine Galerie oder Soziale-Netzwerke wie Facebook oder Instagram hochladen. Doch wenn Sie eine Fotobox bei einer betrieblichen Veranstaltung aufstellen wollen, müssen Sie einige datenschutzrechtliche Vorgaben beachten.

Wann greift die DSGVO beim Einsatz von Fotoboxen?

Wenn Sie eine Fotobox auf einem privaten Event, etwa einer Familienfeier, einer Hochzeit oder einem Geburtstag aufstellen, fällt dies nicht in den Bereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gemäß Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO findet das Gesetz keine Anwendung, wenn die Verarbeitung „durch natürliche Personen zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“, erfolgt.

Anders sieht es bei Firmenveranstaltungen aus. Technisch betrachtet, verwenden Fotoboxen Digitalkameras, welche die Bilder auf einem Chip speichern. Damit handelt es sich um eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten. Diese fällt grundsätzlich in den Regelungsbereich der DSGVO.

Grundlagen des Datenschutzes bei Fotoboxen

Wie können Sie nun konkret vorgehen? Zunächst müssen Sie mit dem Fotoboxen-Anbieter neben dem eigentlichen Leistungs- auch einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit ihm abschließen. Schließlich handelt es sich um einen Dienstleister, der personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet. Sollte der Anbieter keinen eigenen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung stellen, können Sie unsere kostenlose Vorlage für einen AV-Vertrag auf Basis der DSGVO verwenden. Ausführliche Informationen zum Thema finden Sie in unserem Schwerpunkt Auftragsverarbeitung.

Wichtig ist außerdem, dass Sie sich von denjenigen Gästen, die die Fotobox nutzen, eine entsprechende Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Grundsätzlich liegt die Beweiskraft hierbei beim verantwortlichen Unternehmen. Dieses muss nachweisen können, dass die betroffenen Personen ihre Einwilligung erteilt haben.

In welcher Form Sie diese nun einholen, hängt davon ab, wie Sie die Fotobox nutzen. Wenn das Gerät die Bilder lediglich ausdruckt und nicht weiterverarbeitet, genügt eine konkludente Einwilligung. Hängen Sie in diesem Fall ein gut sichtbares Schild auf, das auf das Einverständnis durch die Benutzung des Automaten hinweist und die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO erfüllt. Die Inhalte einer solchen Einwilligungserklärung können Sie unserer kostenlosen Vorlage entnehmen.

Komplizierter wird es, wenn Sie die Bilder in eine Galerie oder in die sozialen Medien hochladen wollen. Hier reicht eine konkludente Einwilligung nicht aus, da mit dem Hochladen der Fotos ein weiterer Verarbeitungsvorgang erfolgt. In diesem Fall sollten Sie sich die Einwilligung nachweisbar (zum Beispiel schriftlich oder elektronisch) bestätigen lassen. Für die Erstellung einer Einwilligungserklärung können Sie ebenfalls unsere kostenlose Vorlage verwenden und entsprechend anpassen.

Wichtig ist außerdem, dass Sie den Informationspflichten, gemäß Art. 13 DSGVO nachkommen. Eine Anleitung, wie Sie diese gestalten können, finden Sie in unserem Ratgeber zu den Informationspflichten. Sie können die Informationspflichten dann entweder an der Fotobox anbringen oder beispielsweise mit der Veranstaltungseinladung einen entsprechenden Link versenden. Auf Seite 3 unserer kostenlosen Vorlage (Einwilligung in die Nutzung von Mitarbeiterfotos) finden Sie ein entsprechendes Template, welches Sie nur noch ausfüllen müssen.

Außerdem ist es wichtig, sich bereits im Vorfeld Gedanken über die Umsetzung der Betroffenenrechte zu machen. Wenn Sie Bilder in den sozialen Medien oder einer Online-Galerie hochladen, ist es wichtig, dass diese auf Wunsch schnell gelöscht werden können. Außerdem ist es empfehlenswert, die Fotos nur für eine begrenzte Zeit online zu stellen. Legen Sie hierfür am besten einen konkreten Zeitraum fest. Danach können Sie die Bilder den Personen zur Verfügung stellen, die Kenntnis davon haben.

Fazit: Datenschutzkonformer Fotospaß ist nicht schwer

Zusammenfassend empfehlen wir Ihnen bei der Nutzung von Fotoboxen auf Ihrem Firmenevent folgende Maßnahmen:

  • Schließen Sie mit dem Fotobox-Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertag ab.
  • Sorgen Sie für eine nachweisbare Form der Einwilligung.
  • Denken Sie an die Informationspflichten bzgl. der Betroffenenrechte.

Wenn Sie all dies beachten, steht dem datenschutzkonformen Fotospaß nichts mehr im Wege.

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