Kostenloser Download:Vorlage für die Verpflichtung auf Vertraulichkeit nach DSGVO

Datei-Typ Microsoft Word
Version 3.0 (Changelog)
Aktualisiert 10. September 2018
Sprachen Deutsch
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Wenn Mitarbeiter oder externe Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten haben, müssen Unternehmen (als verantwortliche Stelle) sicherstellen, dass alle Beteiligten die Vertraulichkeit im Umgang mit diesen Daten gewährleisten. Eine entsprechende Verpflichtung auf Vertraulichkeit bzw. Verschwiegenheit aller Beteiligten ist dringend anzuraten.

Wie bei allen Datenschutz-Prozessen im Unternehmen, sollte dieser Vorgang dokumentiert erfolgen. Die kostenfreien Muster und Vorlagen für eine Verpflichtungserklärung, Vertraulichkeitserklärung, bzw. Verschwiegenheitserklärung der activeMind AG helfen Ihnen dabei.

Die neueste Version unseres Musters enthält außerdem optionale Klauseln für eine Verpflichtung von Berufsgeheimnisträgern.

Verpflichtung auf Vertraulichkeit, Verschwiegenheit und die Einhaltung des Datenschutzes gemäß DSGVO

Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kennt den Begriff des Datengeheimnisses nicht mehr und auch die bislang im § 5 BDSG (altes Bundesdatenschutzgesetz) explizit enthaltene Pflicht zur entsprechenden Verpflichtung entfällt. Stattdessen spricht die Grundverordnung an mehreren Stellen aus, dass die „Vertraulichkeit“ sicherzustellen ist, z. B. in Art. 5 Abs. 1 f) DSGVO.

Auf welche Art und Weise dies geschieht, lässt die Datenschutz-Grundverordnung offen. Lediglich für den Auftragsverarbeiter ist in Art. 28 Abs. 3 b) DSGVO bestimmt, dass nur Personen zur Verarbeitung eingesetzt werden, die – soweit sie nicht bereits einer gesetzlichen Pflicht zur Verschwiegenheit unterliegen – zur Vertraulichkeit verpflichtet wurden. Dienstleister werden damit um die Verpflichtung ihrer Mitarbeiter zur Vertraulichkeit nicht herumkommen. Diese Vertraulichkeitsverpflichtung wird, um den Nachweis erbringen zu können (Stichwort: erweiterte Rechenschaftspflichten der DSGVO) in der Regel dokumentiert erfolgen müssen.

Aber auch aus Sicht des Verantwortlichen wird zur Erfüllung der eigenen Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) die Kombination aus nachweisbarer Verpflichtung und (vor allem!) Schulung von Mitarbeitern weiterhin kaum verzichtbar sein.

Vorlagen für die Verpflichtung auf Vertraulichkeit bzw. Verschwiegenheit

Die aktuellen Vorlagen der activeMind AG für Verpflichtungserklärungen, Vertraulichkeitserklärungen bzw. Verschwiegenheitserklärungen (umgangssprachlich auch Datenschutzerklärung für Mitarbeiter genannt) umfassen sowohl die eigentliche Erklärung, als auch ein Merkblatt mit den relevanten Datenschutzvorschriften.

Zudem enthält die Mustererklärung auch Klauseln für die besondere Verpflichtung von Berufsgeheimnisträgern wie z. B. Anwälten oder Ärzten. Für diese Berufsgruppen umfasst das Merkblatt Hinweise zur Verletzung von Privatgeheimnissen nach § 203 StGB.

Bitte prüfen Sie die Vorlage für die Verpflichtungserklärungen und passen Sie diese ggfs. auf die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen an.

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