activeMind AG - 8 Datenschutzgebote - Trennungsgebot

Das Trennungsgebot im Datenschutz normiert die Forderung des Gesetzgebers nach der Trennung der Daten anhand ihres Zweckes. Grund dafür sind zum einen die Zuordenbarkeit der Daten zu einer bestimmten Abteilung oder Zweigstelle oder Kunden, zum anderen die Erfüllung des datenschutzrechtlichen Grundprinzips der ausschließlich zweckgebundenen Nutzung von Daten.

Die acht Gebote des Datenschutzes

Für Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten oder nutzen, schreibt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) konkrete Schutzmaßnahmen vor. Diese, als die „acht Gebote des Datenschutzes“ bekannten Regelungen (Anlage zu § 9, Satz 1), führen als achten Punkt das Trennungsgebot auf.

Das Trennungsgebot gewährleistet den Zweckbindungsgrundsatz

Eines der wichtigsten Prinzipien des deutschen Datenschutzrechts ist der sogenannte Zweckbindungsgrundsatz. Dieser besagt, dass Daten ausschließlich zu dem Zweck, zu dem sie ursprünglich erhoben wurden, auch verarbeitet und genutzt werden dürfen. In der Konsequenz bedeutet dies, dass für die im Unternehmen vorhandenen Daten kein Freifahrtschein hinsichtlich der Verarbeitung und Auswertung besteht. Denn jeder Datensatz darf ausschließlich entsprechend dem Verwendungszweck genutzt werden, der bei Erhebung der Daten festgelegt wurde.

Dieser Grundsatz ist für den Schutz der Persönlichkeit der Betroffenen von großer Bedeutung, da er eine vollumfängliche Auswertung des Betroffenen verhindert und diesem das Behalten des Überblicks über die Verarbeitung seiner Daten gewährleistet.

Zum Schutz der Daten sind diese nach Zwecken getrennt zu verarbeiten

Eine entsprechende Gewichtung sollte daher auch der Umsetzung des Trennungsgebots im Unternehmen eingeräumt werden: So dürfen nicht sämtliche Daten sprichwörtlich in einen Topf geworfen werden, ohne zumindest deren Herkunft oder Zweck bei der Erhebung in irgendeiner Form kenntlich zu machen. Denn wenn der ursprüngliche Zweck der Datenerhebung nicht mehr klar ersichtlich ist, ist eine Beurteilung der rechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung nicht mehr möglich. Und jede Verwendung, die über den ursprünglichen Zweck hinausgeht, stellt einen Verstoß gegen deutsche Gesetze dar, der unter Umständen auch mit einem Bußgeld belegt werden kann. Aber auch die Fristen zur Löschung der Daten orientieren sich regelmäßig am Zweck der Datenerhebung.

Daher müssen Daten immer so aufbewahrt werden, dass eine getrennte Verarbeitung den Zwecken entsprechend möglich ist. Die konkrete Ausgestaltung bleibt dabei den Unternehmen selbst überlassen. Dies kann beispielsweise durch Kennzeichnung der Daten geschehen, oder auch durch eine Trennung hinsichtlich des Speicherortes bis hin zur Nutzung verschiedener CRM-Systeme oder Datenbanken.

Das Trennungsgebot birgt technische und organisatorische Herausforderungen

Gerade Konzernen oder Unternehmensverbünden bereitet das Trennungsgebot oftmals große Schwierigkeiten, da diese nur allzu gerne konzernweit gemeinsame Systeme nutzen, in welche alle konzernangehörigen Unternehmen ihre Daten hineinspeichern. Welchem Unternehmen ein bestimmter Datensatz letztendlich zuzuordnen ist, ist oft im Nachhinein kaum mehr feststellbar. Aber auch innerhalb eines einzelnen Unternehmens sind diese Trennungen vorzunehmen, beispielsweise durch Trennung der Kundendaten von den eigenen Personaldaten.

Eine weitere Konsequenz des Trennungsgebots ist die Trennung von Test- und Produktivsystemen. Denn das Testen von Softwarefunktionen oder Änderungen am System dürfte wohl kaum vom ursprünglichen Zweck der Datenerhebung umfasst sein, weshalb die Originaldaten im Produktivsystem nicht für Testzwecke „missbraucht“ werden dürfen.

Fazit: Das Trennungsgebot erfordert vor allem unternehmerische Konsequenzen

Eine ordnungsgemäße Trennung der Daten ist wichtig, allein schon um die gestattete Reichweite der Datennutzung angemessen beurteilen zu können. Hinsichtlich der Art der Umsetzung der Trennung führen viele Wege zum Ziel, wichtig ist jedoch nur, dass sich ein Unternehmen bewusst für einen der Wege entscheidet und diesen konsequent umsetzt.

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