Der Datenschutz ist in unserer Gesellschaft ein immer brisanteres Thema. Das vielleicht wichtigste Mittel, um ihn durchzusetzen, ist die Funktion des Datenschutzbeauftragten. Doch während dem Thema an sich von Erwerbstätigen viel Bedeutung beigemessen wird, sehen sie den Datenschutzbeauftragen als nur mit einem stumpfen Schwert bewaffnet an. Woran das liegt und was ein Unternehmen im eigenen Interesse vielleicht ändern sollte, wird anhand einer Studie der Universität Oldenburg deutlich.

Datenschutzbeauftragter

Zwar haben wir die „brave new world“, die Aldous Huxley 1932 so prägnant beschrieben hat, noch nicht erreicht, die Sorgen um den Schutz unserer Daten, um den Verlust unserer Privatsphäre und somit unserer ureigenen Gedankenwelt und Selbstbestimmung ist größer denn je.

Die Dringlichkeit des Themas Datenschutz ist in den vergangenen Jahren auf vielen Ebenen grundsätzlich schon ins Bewusstsein gerückt – bei Behörden, weil sie die Interessen der Bürger berücksichtigen müssen und bei Unternehmen, weil sie die Chance erkannt haben, sich mit einem Thema, das nun immer stärkere Aufmerksamkeit genießt, klare Marktvorteile zu verschaffen: Die Anforderungen von Geschäftspartnern und Kunden in Bezug auf den Datenschutz erfüllen und übertreffen zu können, ist in vielen Branchen längst ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil geworden.

Umso mehr überrascht das Ergebnis einer Studie der Universität Oldenburg: Von den Organisationen, die dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, hat knapp ein Sechstel überhaupt keinen. Das Thema Datenschutz wird zwar durchaus als wichtig erachtet, dem Datenschutzbeauftragten wird dagegen weniger Bedeutung beigemessen.

Der Datenschutzbeauftragte: ein Papiertiger?

Dabei hat der Gesetzgeber mit der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten dafür Sorge getragen, dass das Thema Datenschutz kein reines Lippenbekenntnis bleibt. Die nötige Qualifikation sowie Rechte und Pflichten eines Datenschutzbeauftragten sind klar definiert.

In der Praxis wird der Datenschutzbeauftragte jedoch häufig als zahnloser Tiger wahrgenommen. Die Ursache dafür liegt laut der Studie aber nicht an dem grundsätzlichen Konstrukt des Datenschutzbeauftragten, sondern vielmehr in mangelnder Kommunikation und Transparenz.

Als eine mögliche Ursache für die geringe Bedeutungsbeimessung für die Rolle des Datenschutzbeauftragten nennt die Studie den Umstand, dass in manchen Unternehmen durchaus jemand die Funktion des Datenschutzbeauftragten wahrnimmt, dieser aber nicht offiziell bestellt ist und die Belegschaft auch nicht eindeutig über die Funktion des Datenschutzbeauftragten informiert wurde.

Diejenigen Befragten, die dem Datenschutzbeauftragten wenig Einflussmöglichkeit zusprechen, machten häufig auch die Angabe, dass sie sich wünschen, dass der Datenschutzbeauftragte mehr Beratungs- und Gestaltungsaufgaben in der Organisation wahrnimmt. Ihrem Selbstbild zufolge tun das die Datenschutzbeauftragen jedoch mehr, als es von außen wahrgenommen wird.

Mehr Informationen gefordert

Die Studie kommt zu dem Schluss, dass auch hier die Hauptursache in mangelhafter Kommunikation liegen könnte. Von den befragten Personen wünschten sich etwa 60 Prozent „mehr Informationen“ von ihrem Datenschutzbeauftragten. Außerdem wurden Erfolgsrückmeldungen und konkrete Lösungsansätze als Orientierungshilfe vermisst sowie eine leicht verständliche Aufbereitung der Informationen angemahnt.

Der Datenschutzbeauftragte selbst kann wesentlich dazu beitragen, den stockenden Informationsfluss in Gang zu bringen. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte dazu zusammengefasst:

Gewinnen Sie die Geschäftsleitung – Aufklärung über die Bedeutung des Datenschutzes:

Als Beauftragter der Geschäftsleitung ist ein Beschäftigter auf deren Wohlwollen angewiesen. Um dieses zu gewinnen, haben Sie als Datenschutzbeauftragter glücklicherweise sehr gute Argumente auf Ihrer Seite, die Sie der Geschäftsleitung nahebringen sollten: Die wichtigste Aufgabe besteht in vielen Unternehmen darin, den Datenschutz nicht als lästige Compliance-Anforderung zu betrachten, sondern als eine Chance, die gewinnbringend für das Unternehmen eingesetzt werden kann.

Mit dem immer rasanteren Tempo, in dem sich die Datenverarbeitungsmöglichkeiten entwickeln, steigt auch die Unsicherheit über den Schutz persönlicher Daten. Es ist ein starkes Bedürfnis nach Sicherheit vorhanden – und wer dieses nachweislich zufriedenstellen kann, hat einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Immer mehr wird es auch über die IT- und Finanzbranche hinaus üblich, dass große Firmen Aufträge nur an Unternehmen vergeben, die nachweislich die Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllen. Diese Tendenz nimmt immer mehr zu – wer bereits jetzt alle Anforderungen erfüllt, hat die Nase vorn.

Neben dem „Zuckerbrot“ des Wettbewerbsvorteils steht auch die „Peitsche“ des drohenden Datenskandals. In fast jeder Branche haben es mehrere Unternehmen vorgemacht, was passiert, wenn man den Schutz personenbezogener Daten zu leichtfertig angeht. Mit wenig Rechercheaufwand lässt sich den Negativschlagzeilen entnehmen, was das in Ihrem Geschäftsumfeld bedeuten kann. Dabei sind nicht nur die unmittelbar durch den Vorfall ausgelösten Kosten beachtlich. Bedenken Sie, was eine entsprechende Rufschädigung für die Zukunft Ihres Unternehmens bedeuten kann.

Gewinnen Sie die Belegschaft – Schaffen Sie Transparenz

Eine Ihrer Hauptaufgaben als Datenschutzbeauftragter besteht darin, dem Thema Datenschutz in Ihrer Organisation Aufmerksamkeit zu verschaffen. Das bedeutet, dass Sie nicht still in Ihrem Kämmerlein vor sich hin arbeiten können, sondern Sie müssen wahrnehmbar das Sprachrohr des Datenschutzes sein. Dies verschafft Ihnen auch die nötige Akzeptanz, um Ihre weiteren Aufgaben besser wahrnehmen zu können.

Konkret bedeutet das, dass Sie möglichst viel schriftlich festhalten sollten. Wenn es um praktische Regelungen im Unternehmen geht, hat eine schriftliche Vereinbarung oder Richtlinie mehr Gewicht (und auch mehr Klarheit!) als eine einmalige mündliche Ansage. Auch aus Sicht Ihrer Kollegen ist es angenehmer, für sie relevante Informieren nicht lediglich zugerufen zu bekommen, sondern im Zweifelsfall zu wissen, in welchen Dokumenten Sie die gesuchten Informationen finden.

Schaffen Sie standardisierte Abläufe. Die meisten Menschen wünschen sich bei der Arbeit eine konkrete Orientierungsmöglichkeit. Das alleinige Bekenntnis zum Datenschutz ist zunächst sehr abstrakt. Wenn Standards und Richtlinien existieren, wird das Thema konkret und praktisch. Achten Sie dabei immer darauf, dass alle Informationen leicht verständlich für jedermann aufbereitet sind. Sie können dazu gerne im activeMind-Blog stöbern. Wir stellen Ihnen für die unterschiedlichsten Sachverhalte zahlreiche Mustervorlagen frei zur Verfügung, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Artikelbild: Symbolbild (c) bredgur

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